Consultez notre politique de confidentialité en ligne
La Clinique Visuelle Nathalie Picard reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, la Clinique Visuelle Nathalie Picard est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle confie, le cas échéant, à un tiers aussi bien ceux qui sont détenus sur un support papier que ceux qui sont détenus sur un support électronique. Les mesures en question sont applicables à la collecte de renseignements personnels auprès de toute personne interagissant avec l’entreprise (patients, clients et membres du personnel lors du recrutement). La présente Politique de confidentialité décrit également les choix qui s'offrent à vous en ce qui concerne la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels.
Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier.
La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre clinique pour y recevoir des services ou faire l’achat de biens, qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique.
La politique de confidentialité fait état de la manière dont la Clinique Visuelle Nathalie Picard protège vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Voici les renseignements personnels que nous recueillons
Dans le cadre de vos interactions avec nous, la Clinique Visuelle Nathalie Picard recueille certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés et dans le cadre de nos activités commerciales. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis:
Informations Personnelles que nous pouvons raisonnablement utiliser pour vous identifier directement ou indirectement, telles que votre nom complet, adresse courriel, numéro de téléphone et tout autre identifiant que nous pouvons utiliser pour vous contacter en ligne ou hors ligne. Des informations liées à votre santé, tel que votre dossier d’optométrie, vos dates de consultation et les prescriptions émises, lors de la création d'un compte client, de la prise de rendez-vous en ligne, de l'achat d'un produit ou de la communication avec un membre de notre équipe
Informations non personnelles qui sont des informations qui ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité ou ne concernent pas directement une personne identifiée lors de votre navigation sur notre site web, telles que des informations démographiques ou des informations statistiques ou agrégées. Les données statistiques ou agrégées n'identifient pas directement une personne spécifique, mais nous pouvons dériver des données statistiques ou agrégées non personnelles à partir d'Informations Personnelles. Par exemple, nous pouvons agréger des Informations Personnelles pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique du Site Web.
Finalité de la collecte des renseignements personnels
La Clinique Visuelle Nathalie Picard recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous, mais sans s'y limiter :
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Fournir des produits et services (examen de la vue complet, vente et ajustements de produits ophtalmiques, etc.)
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Communiquer avec vous et vous envoyer de l’information (tel que des rappels de rendez-vous, factures, etc.)
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Communiquer des renseignements requis lors d’une référence à un autre professionnel de la santé (ex. : Médecin, Hôpital, etc.) étant d’ailleurs soumis à la même réglementation en matière que protection des renseignements personnels.
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Procéder aux réclamations à de tiers payeurs tels que la RAMQ, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) ou autre à la suite de services rendus e cas échéant.
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Procéder à la gestion de nos activités commerciales et certaines analyses marketing.
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-Amélioration générale de votre expérience patient/client conformément à ce qui est autorisé ou exigé par la loi.
Moyens de collecte de vos renseignements personnels
La Clinique Visuelle Nathalie Picard recueille vos renseignements personnels par le biais des moyens suivants :
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En personne à la Clinique Visuelle Nathalie Picard
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Lors de la communication avec un membre de notre équipe (courriel et téléphone)
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Lors de la navigation sur le site Web
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Par les témoins de connexion dits « essentiels »
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Lors de la création d'un compte client et de la prise de rendez-vous en ligne,
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Lors de votre adhésion à nos services, de l'ouverture d'un dossier client ou de l'achat d'un produit à la Clinique Visuelle Nathalie Picard
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Lors de vos interactions sur nos sites et applications de réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.). Ces plateformes sont régies par leurs propres politiques de confidentialité, qui peuvent différer des nôtres
Collecte automatique de données :
Nous recueillons automatiquement certaines informations lorsque vous visitez notre site web. Ces données incluent des informations sur votre ordinateur ou appareil mobile, ainsi que des données sur votre interaction avec le site, telles que le système d'exploitation, le navigateur, l'adresse IP et le parcours sur le site.
Notre site web peut utiliser des cookies pour stocker des données sur votre ordinateur afin de vous reconnaître lors de vos visites ultérieures.
Les données collectées automatiquement ne sont pas associées à votre identité par La Clinique Visuelle Nathalie Picard. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour désactiver les cookies ou les cookies tiers, et vous pouvez également activer l'option pour indiquer votre préférence de ne pas partager vos données.
Consentement et acceptation de la Politique de Confidentialité
En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), la Clinique Visuelle Nathalie Picard considère que vous consentez à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus. Si vous n'êtes pas d'accord avec cette Politique, veuillez-vous abstenir de nous fournir des Renseignements personnels. Cependant, veuillez noter que le refus de nous communiquer certaines informations pourrait entraîner l'impossibilité de bénéficier de certains services de La Clinique. En soumettant vos informations, vous acceptez qu'elles soient régies par notre Politique. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels collectés par la Clinique Visuelle Nathalie Picard.
Vous pouvez exercer votre droit en communiquant avec nous en formulant votre demande à l’attention des Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
Téléphone : 418-624-2733
Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
Utilisation et communication de vos renseignements
En aucun cas, la Clinique Visuelle Nathalie Picard n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, la Clinique Visuelle Nathalie Picard peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, sans votre consentement, lorsque la loi nous le permet, par exemple : aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en dans la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.
De plus, nous partageons vos renseignements personnels avec nos partenaires à des fins de traitement et exécution de vos commandes de produits ophtalmiques (ex. : verres ophtalmiques, verres de contact, etc.) ou à des fins de référence vers un autre professionnel de la santé lorsque requis (ophtalmologiste, médecin de famille, hôpitaux, etc.). Ces tiers sont soumis à la même réglementation concernant la protection des renseignements personnels. En pareille situation, la Clinique Visuelle Nathalie Picard s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.
Conservation des vos données personnelles
La Clinique Visuelle Nathalie Picard conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales.
En général, vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, la Clinique Visuelle Nathalie Picard s’assure que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.
Mesures de sécurité et protection des données
La Clinique Visuelle Nathalie Picard conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales.
En général, vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, la Clinique Visuelle Nathalie Picard s’assure que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande
-
d’accès à vos renseignements personnels;
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de rectification de vos renseignements personnels;
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de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
-
de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation;
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de portabilité (à partir du 22 septembre 2024).
en vous adressant aux Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
Téléphone : 418-624-2733
Procédure pour déposer une plainte
Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que la Clinique Visuelle Nathalie Picard accorde aux renseignements personnels qu’elle détient, vous pouvez le faire en contactant les Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
Téléphone : 418-624-2733
Pour plus d'informations, contactez-nous
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant aux Responsables de la protection des Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
Téléphone : 418-624-2733
Les responsables de la protection des Renseignements personnels sont chargés, entre autres responsabilités, d'approuver les politiques et pratiques de gouvernance liées à la protection des Renseignements personnels, ainsi que de participer à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi.
Veuillez noter que nous nous efforcerons de répondre à vos questions, préoccupations ou plaintes dans les plus brefs délais.
En cas de violation de nos mesures de sécurité entraînant un risque réel de préjudice pour vous, nous vous contacterons, sauf interdiction légale.
[Politique de confidentialité entrée en vigueur en septembre 2023, mise à jour avril 2024]
Politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels
Clinique Visuelle Nathalie Picard
30 septembre 2023
1. Contexte et champ d’application
La protection des renseignements personnels est importante pour la Clinique Visuelle Nathalie Picard. La présente Politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels (« Politique ») adoptée en vertu du cadre juridique applicable la Clinique Visuelle Nathalie Picard précise les pratiques quant à la gouvernance des renseignements personnels que nous détenons.
La présente Politique s’adresse à tout le personnel de la Clinique Visuelle Nathalie Picard. Elle s’applique à tous les renseignements personnels détenus par la Clinique Visuelle Nathalie Picard, y compris ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction. En ce sens, la présente Politique s’applique également aux personnes avec qui la Clinique Visuelle Nathalie Picard fait affaire dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de service.
Par « renseignement personnel », nous entendons tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
2. Rôles et responsabilités du personnel de l’entreprise à l’égard des renseignements personnels
Toutes les personnes qui ont accès aux renseignements personnels détenus par le cabinet sont les optométristes, les opticiens d’ordonnances, tous les membres du personnel administratif (incluant les assistants-optométristes), les techniciens et les stagiaires.
Responsables de la protection des renseignements personnels
À la Clinique Visuelle Nathalie Picard, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assurée par Jeanne Morency et Laurence Leclerc.
Les responsables de la protection des renseignements personnels ont pour responsabilité de veiller au respect et à la mise en œuvre des politiques et pratiques encadrant la gouvernance à la Clinique Visuelle Nathalie Picard à l’égard des renseignements personnels que nous détenons, et ce, afin de répondre aux exigences découlant du cadre juridique applicable en la matière.
À ce titre, elles doivent, entre autres :
- Veiller à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
- Veiller à l’application de la présente Politique ;
- Être consulté lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ;
- Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d’incident de confidentialité ;
- Être consulté à toute étape d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec un projet visant un système d'exploitation ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels / la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec / la communication à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
- Répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels et, le cas échéant, aux demandes de rectification. Il doit aussi prêter assistance au demandeur à comprendre la décision de lui refuser – en tout ou en partie – l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel ;
- Répondre aux demandes de la Commission d’accès à l’information
Personnel administratif
Notre personnel administratif incluant les assistantes optométristes peut, dans l’exercice de ses fonctions, avoir accès aux renseignements personnels détenus par la Clinique Visuelle Nathalie Picard. À ce titre, le personnel doit :
- Respecter les règles que nous avons adoptées quant à la protection des renseignements personnels et ce, tout au long de leur cycle de vie;
- N’accéder qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
- Informer le responsable de la protection des renseignements personnels de tout incident ou tentative d’incident lié à la protection des renseignements personnels détenus par la Clinique Visuelle Nathalie Picard;
- Participer aux activités de formation et de sensibilisation mises à leur disposition par la Clinique Visuelle Nathalie Picard.
3. Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels tient une place importante au sein de la Clinique Visuelle Nathalie Picard et, nous prenons les mesures nécessaires pour faire en sorte que l’ensemble des personnes œuvrant au sein la Clinique Visuelle Nathalie Picard adopte une attitude responsable tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
À ce titre, la Clinique Visuelle Nathalie Picard s’assure :
- De ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités;
- D’informer les personnes auprès de qui des renseignements personnels sont collectés des finalités de la collecte;
- D’obtenir le consentement des personnes concernées quant à l’utilisation et la communication à des tiers de leurs renseignements personnels;
- D’utiliser et de communiquer les renseignements personnels que dans les limites prescrites par le cadre juridique applicable en la matière;
- De prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support;
- De prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes dont les renseignements personnels sont visés par un incident de confidentialité et éviter qu’un incident de même nature ne se produise;
- De prendre des mesures raisonnables afin de respecter les exigences en matière de conservation et de destruction des renseignements personnels.
4. Demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels
Si une personne souhaite connaître les renseignements personnels que la Clinique Visuelle Nathalie Picard détient sur elle ou encore si elle veut procéder à une rectification de ceux-ci, elle doit s’adresser, par écrit, en formulant la demande à l’attention des Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
5. Plainte relative à la protection des renseignements personnels
Advenant le cas où une personne souhaite déposer une plainte quant à la protection que la Clinique Visuelle Nathalie Picard accorde aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant elle doit s’adresser, par écrit, à l’attention des Responsables de la protection des Renseignements personnels de La Clinique Visuelle Nathalie Picard soit :
Jeanne Morency et Laurence Leclerc, Optométristes copropriétaires
Adresse postale : 8255 boulevard Henri-Bourassa suite 100, Québec, QC, Canada, G1K3S9
Courriel : info@cliniquevisuellenp.ca
La plainte doit minimalement contenir les éléments suivants :
- Identification du plaignant : nom, coordonnées postales, téléphoniques, et électroniques;
- Objet et motif de la plainte – la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d’être en mesure d’évaluer la plainte.
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours qui suivent la réception de la plainte traiter celle-ci et informer le plaignant des conclusions de celles-ci.
6. Mise à jour de la Politique
La Clinique Visuelle Nathalie Picard veille à réviser la présente Politique tous les deux ans ou plus rapidement lors de modifications législatives.
Dernière mise à jour 24 avril 2024